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CommunesPlone, une expérience concluante de mutualisation informatique

by Nicolas Bossut last modified 2007-04-12 10:42

CommunesPlone est un projet de mutualisation informatique mené par des collectivités territoriales en open source. Ouvert à la collaboration internationale, le project connait une croissance rapide. Il met en exergue les avantages des logiciels open source et de la mutualisation pour le secteur public. Ce document présente CommunesPlone, analyse les best practices et les défits.

Etude de cas proposée par Xavier Heymans à Public sector and Open source, un rapport commandé par la Commission européenne

This case study is also available in English

Traducción disponible en español

Communesplone
La succès de CommunesPlone est le résultat d'une étroite collaboration entre des collectivités territoriales belges et françaises, la communauté Open Source Plone et Zea Partners, un réseau international de PME.

Ce projet fut initié par les villes de Seneffe et Sambreville (Belgique). En 2 ans, il s’est étendu à 15 villes et communes. En développement rapide, ce projet a le potentiel de s’étendre internationalement et d’atteindre 10% des Communes Wallonnes d’ici fin 2007. Les facteurs de succès se trouvent dans les décisions qui furent prises à l’origine du projet :

  • modélisation de l’organisation et des méthodes de développement sur les pratiques d’une communauté Open Source,
  • Implication des experts OS pour coacher l'équipe IT de Sambreville,
  • ouverture à la collaboration d'autres villes et experts,
  • maintient d’une relation étroite avec le groupe d'utilisateurs Plone local et des PME.

CommunesPlone met en évidence la capacité d'innovation que permettent les logiciels libres dans les organisations publiques et les retombées positives pour l'économie locale. L’étroite collaboration avec la communauté Plone et des PME apporte un complément d’expertise dans des domaines comme le travail collaboratif et la dissémination internationale du projet.

Le projet CommunesPlone : Pourquoi et Comment ?

15 collectivités territoriales, villes et communes belges mais aussi mairies françaises, participent au projet CommunesPlone. Leur objectif est de devenir indépendantes des fournisseurs IT en développant, essentiellement par elles-mêmes et de façon collaborative, des applications métiers et portails Internet. La stratégie de CommunesPlone réside principalement sur 2 plateformes open source renommées : Zope et Plone.

Outre une plus grande indépendance des fournisseurs IT, les avantages attendus de CommunesPlone sont:

  • amélioration de la cohérence des applications avec les besoins spécifiques des utilisateurs,
  • promotion de l'utilisation de portails collaboratifs gérés par les administrations, les associations et entreprises établies sur le territoire de la collectivité,
  • mise en valeur des compétences des services informatiques des collectivités,
  • utilisation des technologies les plus récentes tout en évitant le paiement de licences,
  • publication des logiciels en licence GPL (Général Public Licence).

CommunesPlone a produit des outils concrets comme :

  • un module de commande de documents administratifs en ligne,
  • un répertoire des entreprises présentes sur le territoire de la collectivité et des portails Internet.
  • un outil de gestion des délibérations du pouvoir local.

D'autres outils en cours de développement contiennent un module de certification eID (carte d’identité électronique) et des outils de gestion de contenus. Le projet est soutenu par l'Union des Villes et Communes Wallonnes  (UVCW) qui prend activement part à son développement.

Des démos sont disponibles sur http://demo.communesplone.org/

Le commencement : Pourquoi une solution libre ? Etait-ce une stratégie clairement définie pour l'exécution du projet ?

Le leader technique du projet, Joël Lambillote, avait des objectifs clairs. Il explique  sa décision de migrer vers des logiciels libres par le besoin de « résoudre des problèmes liés à la dépendance aux fournisseurs IT, tout en étant ouvert à la collaboration » et que « les besoins fonctionnels de l'administration ne sont pas complètement remplis par les logiciels propriétaires ».

Bien qu'il eût sélectionné Plone pour des raisons techniques, sa décision finale d’utiliser ce logiciel open source ne fut prise qu’après une réunion organisée par le groupe d’utilisateurs Plone belge. Ces contacts lui ont donné les garanties de disposer de conseils d'utilisateurs expérimentés provenant du secteur public  et de la présence  d’un réseau actif composé d’experts open source et de PME.

Dissémination internationale et stratégie

CommunesPlone suscite l'intérêt de différents groupes :

  • Les collectivités territoriales : le projet est un exemple d'une collaboration fructueuse et des bénéfices de la mutualisation.
  • Les PME : le projet attire des PME par son étroite collaboration avec la communauté open source Plone et avec Zea Partners , une fédération internationale regroupant PME du monde Plone/Zope.

Pour répondre à l'intérêt international, le site de CommunesPlone fut internationalisé mi-2006 (français, néerlandais, anglais, espagnol). La stratégie est d’étendre le nombre de membres de CommunesPlone dans et hors Union Européenne, dans le but de répondre aux critères de financement de projets internationaux de recherche et d'e-government.

Les collectivités territoriales ayant peu de contacts par-delà les frontières, un rôle de Zea Partners et de ses PME membres est d’accélérer la dissémination internationale du projet. Des PME de plusieurs pays sont directement impliquées dans CommunesPlone (Belgique, France, Argentine) tandis qu'un second groupe de PME analysent les opportunités (Espagne, Royaume-Uni, Pays-Bas, Afrique du Sud). Il est important de souligner que des PME de 10 pays différents ont déjà eu des contacts directs avec le leader technique du projet CommunePlone.

Quels sont les aspects légaux ?

Le code produit est couvert par une licence GPL. Des études complémentaires ont lieu pour évaluer des améliorations potentielles :

  • Un juriste de l’UVCW analyse la législation belge et son impact possible sur le projet.
  • CommunesPlone est étroitement lié à Plone lui-même. La fondation Plone  protège la propriété intellectuelle de Plone. Une analyse est en cours pour évaluer la faisabilité d'étendre la protection intellectuelle de Plone à CommunesPlone.

Facteurs de succès

  1. Favoriser le concret et démarrer petit - Pour maintenir l'indépendance p/r fournisseurs IT tout en construisant un projet ouvert à la collaboration, CommunesPlone s'est inspiré de l'organisation de la communauté Plone et de ses pratiques de développement. Une PME locale a été impliquée et a formé l'équipe informatique de Sambreville aux pratiques de développement collaboratif. Une seconde ville, Seneffe, et l’UVCW se sont rapidement jointes au projet, apportant une expertise supplémentaire et une visibilité au projet.
  2. Être attractif pour les nouveaux acteurs - Les nouveaux arrivants retirent des bénéfices directs en se joignant au projet : la capacité de réutiliser des logiciels et de participer aux activités de CommunesPlone. Le projet facilite le développement des ressources humaines (formation et échange d’expérience) par la mise en réseau des experts informatiques des villes.
  3. Valeurs - Le secteur public et les communautés OS partagent des valeurs semblables de collaboration et d'intérêt public. Ces valeurs sont la base pour développer un environnement de confiance entre des acteurs de différents secteurs (secteur public, PME, communautés libres).
  4. Activités ciblées sur les résultats - Basé sur les pratiques de la communauté open source, les membres de CommunesPlone se rencontrent régulièrement. Les activités sont centrées sur la programmation, la résolution de cas pratiques, le partage de connaissance et d'expertise.
  5. Environnement motivant - économie d'échelle - Les équipes informatiques des collectivités territoriales sont souvent de petites organisations avec une taille similaire aux PME basant leur activité sur les logiciels libres. Cela facilite la collaboration entre les acteurs et permet l’échange d’expérience entre les collectivités locales, la communauté Open Source et des PME. Le résultat est un environnement de travail motivant et favorable à l'innovation.
  6. Investissement limité et risque financier faible - Le budget initial de CommunesPlone (qui implique déjà 15 collectivités territoriales dans 2 pays) est faible par rapport aux projets informatiques traditionnels. L’investissement initial de 40.000 € a été destiné au transfert de compétences et à la formation au travail collaboratif. Depuis, les ressources financières sont principalement issues d'une meilleure utilisation des ressources humaines (sans budget additionnel) par la mise en commun des ressources et concentrant les investissements sur un nombre limité de projets.
  7. Bénéfice économique de l'implication des PME - L'implication des PME a un impact positif sur le projet CommunesPlone. Le développement d'un réseau de fournisseurs réduit le risque de dépendance et augmente la vitesse de dissémination régionale et internationale. Réciproquement, le développement de CommunesPlone soutient la croissance de PME locales.

Facteurs de risques

  1. Prise en charge de la gestion d’un projet de mutualisation - Le modèle de développement des logiciels libres est nouveau et souvent peu compris. Un risque serait de sous-évaluer le travail requis pour soutenir la gestion et la croissance du projet. Certaines activités comme la coordination, l'information, la formation, etc. devraient sans doute être prise en charge par une organisation indépendante. Il n’est pas encore clair de savoir qui prendra en charge ce travail et comment le financer.
  2. Résistance - opposition - Le succès d'un projet innovant bouleverse les habitudes au risque de soulever une opposition dans les structures hiérarchiques traditionnelles. C'est un risque bien que, avec la croissance du projet, il est probable que les bienfaits évidents liés à la mutualisation favoriseront le changement des mentalités.
  3. Dilution des objectifs - Les objectifs de CommunesPlone sont la mutualisation des ressources pour développer des applications. Le succès du projet attire un nouveau profil de collectivités intéressées par l'utilisation des logiciels et requerrant un support pour son installation. La coexistence avec ce nouveau groupe demandera de résoudre de nouveaux défis.
  4. Ressources humaines et manque d’expertise - Un facteur de succès du projet est de modeler son organisation sur l'expérience d’une communauté open source. Son développement demandera de faire appel à de nouvelles compétences (exemple : gestion d’un projet open source ou animation et développement d’une communauté). Cette expertise est nouvelle autant pour la plupart des membres du projet CommunesPlone que pour les autorités soutenant le projet. Un risque serait lié à un manque d'expertise pour résoudre les défis futurs. L'implication d’experts de la communauté open source pourrait être nécessaire, mais la question de savoir qui coordonnera ce travail et comment il sera financé n'est pas clair.

Conclusion - défis

CommunesPlone met en évidence les bienfaits de la mutualisation et la capacité d'innovation que permettent les logiciels libres dans les organisations publiques. Ce nouveau modèle économique est favorable à la création de PME, elles-mêmes en étroite interaction avec la Communauté Open Source. Dans le cas particulier du projet CommunesPlone, la communauté open source a pris en charge bénévolement une partie de l'investissement initial du projet en termes de promotion et par l’organisation d'événements pour susciter la confiance et le transfert de connaissance. Un défit avenir sera de mettre en place des modèles pour soutenir les initiatives en matière de logiciels libres dans le secteur public mais aussi pour garantir des retombées économiques à la communauté open source sous-jacente, qui est à la base de la création de la technologie.

Source

http://www.zeapartners.org/press/fr/communesplone